¿Por qué gestionar el proceso de Shipping desde SAP?

El proceso de shipping (envío de mercancías) es una parte crítica para garantizar que los productos lleguen a los clientes en tiempo y forma, desde el momento en que se realiza una oferta hasta la entrega final y facturación. Gestionar este proceso de manera eficiente puede marcar la diferencia en la competitividad de una empresa. SAP ofrece una solución robusta y totalmente integrada para optimizar cada fase del proceso de shipping, desde la cotización hasta la facturación final.

A continuación, exploraremos por qué gestionar el proceso de shipping desde SAP es una opción estratégica para las empresas.

1. Creación de la Cotización: Transparencia y Trazabilidad

El ciclo de ventas empieza con la creación de una cotización. Este documento formal ofrece al cliente información sobre productos, precios, plazos de entrega y condiciones comerciales. En SAP, la creación de cotizaciones está diseñada para ser rápida, precisa y completamente rastreable.

• Transparencia: El equipo de ventas tiene acceso en tiempo real a datos actualizados de productos y precios, asegurando que la oferta esté alineada con las condiciones de la empresa y el mercado.

• Trazabilidad: Las cotizaciones quedan registradas en el sistema, facilitando el seguimiento de negociaciones y permitiendo que cualquier miembro del equipo acceda al historial de ofertas.

2. Creación del Pedido de Venta: Integración Total

Una vez que el cliente acepta la cotización, se genera un pedido de venta, formalizando el acuerdo y activando el proceso logístico. Aquí, SAP se destaca por su capacidad de integración con otras áreas como inventario, producción y finanzas.

• Integración con otros módulos: El pedido de venta se conecta automáticamente con inventario y producción, asegurando que todos los departamentos estén al tanto de las próximas entregas.

• Automatización: La información de la cotización se transfiere sin errores al pedido de venta, minimizando la intervención manual y acelerando el proceso.

3. Producción o Abastecimiento: Planificación Óptima

Cuando los productos solicitados no están disponibles en inventario, SAP gestiona el proceso de producción o abastecimiento. Dependiendo de las necesidades, se coordina la fabricación o adquisición de materiales.

• Optimización de la producción: SAP automatiza la planificación de recursos, reduciendo tiempos de espera y ajustando la producción a la demanda real.

• Visibilidad en la cadena de suministro: La plataforma proporciona una vista clara de los niveles de inventario y la capacidad de producción, permitiendo decisiones más ágiles.

4. Verificación de Disponibilidad: Precisión y Control de Inventarios

SAP realiza una verificación de disponibilidad de los productos solicitados, confirmando si los artículos están listos para su envío o cuándo estarán disponibles.

• Precisión en plazos de entrega: El sistema ofrece un análisis preciso de la disponibilidad de inventario, lo que permite garantizar fechas de entrega realistas al cliente.

• Optimización de inventarios: SAP ayuda a evitar tanto el exceso como la escasez de inventarios al analizar la demanda y disponibilidad en tiempo real.

5. Entrega de Mercancía: Eficiencia Logística

Una vez que los productos están disponibles, se genera el documento de entrega de mercancía. Este documento activa la preparación de los productos para su envío.

• Eficiencia en la logística: Las órdenes de entrega agilizan las operaciones de picking y packing, reduciendo el tiempo entre la recepción del pedido y el envío.

• Control total del stock: El inventario se actualiza automáticamente al generar la entrega, garantizando que los registros de stock sean siempre precisos.

6. Shipment: Gestión del Transporte y Seguimiento

La fase de shipment se refiere a la organización del transporte de mercancías desde el almacén hasta el cliente. SAP permite gestionar la logística de transporte de forma eficiente, seleccionando las mejores rutas y transportistas.

• Gestión eficiente del transporte: SAP optimiza rutas y transportistas, lo que reduce costos logísticos y mejora los tiempos de entrega.

• Monitoreo en tiempo real: Los envíos pueden ser rastreados en todo momento, proporcionando al cliente información precisa sobre el estado de su entrega.

7. Contabilización de la Salida de Mercancía: Actualización Automática

Una vez que las mercancías están listas para ser enviadas, SAP gestiona la contabilización de la salida de mercancía, lo que reduce el inventario y actualiza automáticamente los registros contables.

• Contabilidad en tiempo real: Los registros financieros se actualizan automáticamente al procesar la salida de mercancía, lo que asegura un balance preciso y actualizado.

• Reducción de errores: Al integrar la logística con finanzas, se minimizan los errores manuales en los registros contables.

8. Facturación: Flujo Continuo de Información

El proceso de shipping concluye con la facturación, donde SAP genera la factura al cliente, incluyendo todos los costos relacionados, como precios de productos, transporte e impuestos.

• Facturación automatizada: La factura se genera a partir del pedido y la entrega, garantizando coherencia en la información.

• Facturación electrónica: SAP permite emitir facturas electrónicas, agilizando el proceso de cobro y mejorando el flujo de caja.

Conclusión

Gestionar el proceso de shipping desde SAP ofrece una solución completa e integrada para cada etapa de la cadena de suministro, desde la cotización inicial hasta la facturación final. La automatización, visibilidad en tiempo real y la integración de módulos logísticos, financieros y productivos permiten que las empresas gestionen sus operaciones de forma más eficiente, reduzcan errores y mejoren la experiencia del cliente.

Con SAP, no solo se optimizan los procesos internos, sino que también se garantiza una mayor eficiencia en la entrega y facturación de mercancías, proporcionando una ventaja competitiva clave en un entorno empresarial cada vez más exigente.

Ing. Iziz Rosales

Práctica SAP

Con más de 20 años de experiencia en automatización de procesos. Desde 2007 ha implementado soluciones SAP en múltiples industrias. Experta en arquitectura del ecosistema SAP y en implementación de procesos para la industria Retail.

Directora estratega en Solution Factory.