¿Qué software empresarial elegir?

He tenido la oportunidad de participar en proyectos de distinta naturaleza y tamaño para empresas nacionales “pequeñas” y trasnacionales “grandes”. Esos proyectos me han permitido observar algunas razones por las cuales las empresas deciden implementar un sistema de información que les permita soportar los procesos de sus empresas.

En general, en un primer vistazo, una razón común es que la alta dirección o dueños de la empresa necesitan información. Los dos síntomas que explican esta condición son que la información se obtiene con dificultad y que la información parece no proporcionar el nivel de detalle requerido para tomar decisiones. Pueden darse las dos condiciones o solo una de ellas.

Estas dificultades se observan como comportamientos concretos en la operación del día, la información que se entrega sobre el estado de la organización siempre está a la zaga de la organización misma y así vemos que las áreas que proveen información están tratando de informar tan pronto como la información se registra. Desde un punto de vista sencillo, los cierres de información periódica tienen un desfase con relación al tiempo de la organización. Los periodos de tiempo son distintos por área, las áreas de finanzas usualmente están empujadas por las fechas de reporte central a los dueños o socios de la organización o de presentación de las declaraciones fiscales periódicas, mientras que logística suele estar sujeta al periodo de planeación periódica según los requerimientos de los clientes esto suele ser semanalmente.

Para cumplir además con el detalle requerido se suelen tener equipos de trabajo que indagan usando distintas fuentes para mostrar el nivel de detalle requerido, usualmente una fuente no es suficiente para proveer el nivel de detalle requerido. Ese nivel de detalle incorpora el reto de relacionar varias fuentes de información para poder proveer una explicación racional sobre indicadores particulares. Y entonces es cuando se tienen escenarios un poco complejos de entender: Las fuentes de información por separado parecen ser en ocasiones inconsistentes o contrarias, pero al relacionarlas entonces todas se “alinean” en una dirección fijada.

Estas dos necesidades suelen ser dos factores que guían la decisión de implementar un software empresarial. SAP es una excelente opción para atender a ambas. El potente diseño técnico de SAP permite lograr una fragmentación de la información desde su origen y de esta forma se convierte en una fuente de verdad. En la operación diaria lograr que la información tenga la fragmentación adecuada requiere que muchos actores intervengan de manera coordinada con el objetivo final de hacer que todos los atributos requeridos sean incorporados en las transacciones de origen. Esto representa un gran reto que podemos comentar en otra ocasión. Al tener de origen la información adecuada desde su origen se logran reducir de manera importante los tiempos para presentar los informes directivos ya que los esfuerzos requeridos para unir dos fuentes de información diferentes en una vista consistente se disminuyen de manera importante.

Ing. Valentin Padilla Alcocer

Experto en práctica y ecosistema SAP

Consultor con más de veintitrés años de participar en proyectos de implementación de SAP. Director General de Solution Factory.