¿Ya explotaste los RPA?

Durante muchos años, cuando hablábamos de automatización en las empresas, casi siempre terminábamos hablando de lo mismo: flujos, reglas, validaciones, aprobaciones, bots que “pican botones” y procesos bien definidos. Y sí, todo eso funciona. De hecho, funciona muy bien.

En Solution Factory hemos visto cómo los RPA y los workflows bien diseñados han logrado ahorros enormes de tiempo, reducción de errores y equipos mucho más enfocados en lo estratégico.

Pero hoy, muchas empresas ya llegaron a ese punto.

Ya automatizaron compras, facturación, liberaciones, validaciones, cargas masivas, reportes. Ya “explotaron” sus RPA.Y entonces viene la gran pregunta:

¿Ahora qué sigue?

      La respuesta corta es: viene la automatización inteligente basada en agentes de IA.

      La respuesta larga es justo de lo que quiero platicarte hoy.

Cuando empezamos con automatización, todo era bastante estructurado:                                                   Si pasa A, entonces haz B                                                                                                                                             Si se cumple C, libera D.                                                                                                                                               Si falta X, manda correo.

Eso es automatización determinística. Y sigue siendo muy valiosa.                                                                El problema es que el negocio real no siempre es así de ordenado.

• Hay excepciones.

• Hay correos raros.

• Hay facturas mal hechas.

• Hay pedidos incompletos.

• Hay clientes que cambian todo a última hora.

• Hay proveedores que mandan documentos poco estandarizados.

Y ahí es donde los RPA tradicionales empiezan a tener dificultades. Porque no fueron diseñados para pensar. Fueron diseñados para ejecutar.

Hoy, con herramientas como SAP Joule, Joule Agents, SAP Build y la integración con IA, entramos a una nueva etapa: agentes que no solo ejecutan, sino que entienden contexto, razonan y toman decisiones dentro de reglas claras. No sustituyen a tus automatizaciones actuales. Las complementan.

Es como pasar de tener solo operarios muy rápidos a tener también supervisores inteligentes. Lo interesante es que esta evolución no es futurista. Ya está pasando. Hoy puedes tener procesos donde:

• Un workflow maneja el camino principal.

• Un RPA ejecuta tareas repetitivas.

• Un agente de IA resuelve excepciones.

• Y una persona entra solo cuando realmente se necesita.

Eso es automatización híbrida.

Y ahí está el verdadero salto de productividad. Ahora sí, vámonos a lo práctico.

Si estás pensando en dar este siguiente paso, estas son las recomendaciones que tenemos para

ti:

1. Empieza por procesos estables

Antes de pensar en agentes o IA, asegúrate de tener bien automatizado lo básico: compras, facturación, aprobaciones, validaciones y pedidos. Si esos procesos todavía dependen de Excel, correos o validaciones manuales, ahí empieza. La IA no arregla procesos desordenados. Primero ordena. Luego potencia.

2. Identifica tu “cola larga”

En todos los procesos hay una parte que siempre cambia: excepciones, documentos mal hechos, proveedores especiales, clientes con requerimientos variables. Ahí es donde los agentes de IA aportan mayor valor.

3. Define guardrails desde el inicio

Desde el principio debes definir qué puede decidir un agente, cuándo debe pedir aprobación, cuándo debe escalar y qué evidencias debe guardar. Esto garantiza control y confianza.

4. Diseña la integración primero

Antes de implementar agentes, asegúrate de tener bien estructurada tu integración: APIs, eventos, seguridad y monitoreo. Sin una integración sólida, la automatización pierde impacto.

5. Crea skills y agentes con intención clara

Define agentes con objetivos específicos: validación de facturas, análisis de excepciones, seguimiento de entregas, conciliación documental. Entre más claro sea el propósito, mejores resultados obtendrás.

6. Cuida la observabilidad y el ciclo de vida

Monitorea decisiones, revisa errores, versiona agentes, prueba escenarios y ajusta reglas. Combina analítica con ejecución para mantener control y mejora continua.

7. Aterriza en casos concretos y escala

Empieza con uno o dos procesos clave: procure-to-pay, order-to-cash, logística o service management. Optimízalos, mide resultados y después escala.

Después de muchos años implementando soluciones SAP, aplicaciones móviles, integraciones y ahora arrancando con soluciones con IA, algo tengo claro: la tecnología no es el problema.

El reto real es cómo la adoptamos.

Hoy no se trata solo de automatizar más rápido. Se trata de automatizar mejor. De combinar procesos sólidos con inteligencia real. De pasar de ejecutar tareas a resolver problemas.

Y eso, bien hecho, transforma completamente una organización.

En Solution Factory estamos acompañando a nuestros clientes en este camino: de RPA tradicional a automatización inteligente, con gobierno, visión y resultados reales. Si tu empresa ya explotó sus RPA y estás preguntándote qué sigue, probablemente este sea tu siguiente paso.

Y con gusto, estamos para guiarte.

Ing. Iziz Rosales

Práctica SAP

Con más de 20 años de experiencia optimizando procesos empresariales mediante soluciones tecnológicas innovadoras. Es cofundadora de Solution Factory, una empresa de 12 años que brinda servicios profesionales en SAP y tecnologías afines. Tiene amplia experiencia en gestión de proyectos de TI e implementación de ERP, y ha trabajado con empresas de diversos sectores para mejorar la eficiencia operativa. Su enfoque combina experiencia técnica, visión estratégica y compromiso con los resultados del cliente.